桃山学院文書保存規程

（趣旨）

第1条　この規程は、学校法人桃山学院における文書の保存に関し、必要な事項を定める。

 

(適用文書の範囲)  

第2条 この規程において、保存の対象となる文書とは、その内容の処理が完結した文書とする。

 

(文書保存主管課)  

第3条　文書の保存に関する業務は、総務課が主管する。

 

(文書の保存期間)  

第4条　文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものの他は次の4種とする。  

　　　　  (1)第1種 永久保存

 　　　　 (2)第2種　10年保存

  　　　    (3)第3種　 5年保存  

　　  　　(4)第4種　 2年保存

　 2 　  保存期間の起算日は、文書処理が完結した翌年度の4月1日とする。

　 3 　  第1項の保存期間の標準は、別表に定める。但し、別表に記載しない文書の保存期間については、当該文書の担当部課（室）の長が、別表に記載する類似の文書に基づいて決定するものとする。

 

(保存場所) 

第5条      保存文書は文書保存主管課が指定する書庫に移管して保存しなければならない。但し、第4種文書に限り、当該文書の担当部課（室）において保管することができる。

   2      第1種文書及び機密を要する文書は、各部課（室）の長が指定する書庫等において保存しなければならない。

 

(文書の保存方法）  

第6条　 前条の保存文書は保存箱に収納し、別記様式に定める文書保存一覧を作成し保存箱に貼付する。なお、 その写しを文書保存主管課に提出しなければならない。

　 2　   前項の保存文書については、文書保存主管課において保存文書目録を作成するものとする。但し、第4種文書についてはこの限りでない。  

(文書管理責任者)　 

第7条　 第5条により移管後の保存文書の管理責任者は、文書保存主管課の長とする。但し、第5条第2項の文書の管理責任者は、各部課（室）の長とする。

 

(保存文書の閲覧)  

第8条　保存文書の閲覧は主管課において所定の手続きをもって行うことができる。なお、一部の部課（室）においてはその手続きを当該課の長に委任することがある。  

 

(保存期間経過後の処理)  

第9条　保存期間を経過した文書の処理は、文書保存主管課及び学院年史担当により廃棄または文書保存施設へ移管の決定を行う。但し、各部課（室）の長と文書取扱主管課の長が協議の上、特に必要と認めた時は保存期間を延長することができる。

　 2　   移管した文書は保存文書目録に移管記録を記入する。  

 

(廃棄)  

第10条　廃棄処分が決定した文書は、文書の内容により裁断・売却等により処分するものとする。  

　 2　    廃棄処分した文書は保存文書目録に廃棄記録を記入する。 

 

(年史資料の取扱い)  

第11条　第9条により文書保存施設に移管した文書は、移管の日から10年を経過した後に、学院史の年史資料として保存する文書と廃棄する文書に選別するものとする。 

　 2      前項により年史資料とした文書は、学院史保存文書目録に移管記録を記入の上、学院史料室に移管するものとする。  

 

(年史資料に関する特例)  

第12条   この規程の定めにかかわらず、学内諸機関の刊行物は各2部を学院史料室事務局に提供しなければならない。 

　   2　   学院史料室に保存する年史資料は、所定の手続きにより閲覧することができる。ただし、当該資料の内容により、その一部又は全部の閲覧を制限することがある。  

(規定の改廃)  

第13条　 この規程は、常務理事会の議を経て改廃することができる。 

　　　付則  

　　この規程は2002年(平成14年)4月1日から施行する。 

　　この規程は2004年(平成16年)4月1日から改訂施行する。